Sua empresa faz o lançamento das contas a pagar?
Sabemos que o dia a dia dentro da empresa é muito corrido e nem sempre sobre tempo para lançar as contas. Mas, você sabia que deixar de fazer isso pode afetar o seu fluxo de caixa e até prejudicar a tomada de decisão?
Você pode não acreditar, mas isso realmente pode acontecer…
No entanto, para que impedir que a sua empresa passe por esses problemas, preparamos este artigo explicando a importância de fazer o lançamento das contas a pagar e como o SB Gestor, software de gestão voltado para as micros e pequenas empresas, pode simplificar esses lançamentos.
Vamos lá?
Mas antes, o que são contas a pagar?
Antes de mostrarmos como funciona o lançamento das contas a pagar dentro do SB Gestor, é importante que entendamos o que são contas a pagar e quais diferenças existem entre essas contas.
As contas a pagar são todas as obrigações financeiras que a empresa precisa pagar em um determinado período. Esses compromissos são apresentados por meio de boletos, recibos e faturas, e podem ser pagos por caixa (dinheiro em espécie) ou por meio de débito em conta corrente, transferências ou pix.
Entre os exemplos de contas a pagar mais comuns, temos:
- Fornecedores;
- Energia elétrica;
- Mão de obra;
- Impostos;
- Honorários contábeis e advocatícios;
- Água;
- Telefone;
- Manutenção;
- Folha de pagamento.
Na hora de fazer o lançamento das contas a pagar, as obrigações financeiras podem ser categorizadas de duas formas: as despesas (que são os gastos relativos à administração da empresa) e os custos (sendo os gastos relacionados ao produto final ou que estão ligados à compra, venda ou produção de mercadorias).
Nas categorias custos e despesas, os valores ainda podem ser divididos entre despesas e custos fixos, e despesas e custos fixos variáveis.
1- Despesas e custos fixos
As despesas e os custos fixos são aqueles valores que não sofrem qualquer tipo de modificação no mês. Ou seja, a empresa tem que arcar com eles independente de ter ou não um bom desempenho comercial. Aqui ficam as contas como aluguel, honorários, mão de obra e folha de pagamento.
2- Despesas e custos variáveis
Já as despesas e os custos variáveis são aqueles que sofrem variações todos os meses. Ou seja, a empresa pagará o valor conforme o volume de uso, itens produzidos ou comercializados. Aqui ficam as contas como energia elétrica, água, telefone, entre outros exemplos.
Problemas com o estoque? Leia nosso post “7 dicas para fazer um controle de estoque eficiente”
Por que fazer o lançamento das contas a pagar é importante?
Fazer o lançamento das contas a pagar é muito importante para a empresa manter a organização do seu fluxo de caixa.
É por meio desses lançamentos que ela vai conseguir definir os prazos de recebimento das vendas, fazer o controle das ordens de compra, e interpretar as despesas com maior volume de recursos investidos. Não só isso, identificar os dias do mês que precisa ter saldo disponível para honrar seus compromissos.
Se não fizer o lançamento das contas a pagar, a empresa não conseguirá manter o equilíbrio entre tudo o que sai e entra do seu caixa. E o gestor, por sua vez, não terá informações confiáveis para tomar boas decisões para reduzir os custos ou aumentar o faturamento.
A falta de informação pode impactar negativamente os resultados da empresa, além de impedir um melhor desempenho e afetar a competitividade. E que gestor quer isso? Nenhum! Por isso é tão necessário manter o lançamento das contas a pagar em dia e, claro, inserir os dados corretamente em uma planilha ou sistema de gestão.
Como fazer o lançamento das contas a pagar
Fazer o lançamento das contas a pagar não é necessariamente difícil. Porém, como envolve muitas informações, a empresa pode ficar um pouco confusa na hora de cadastrar as contas ou atualizar os valores. Ainda mais se todo o procedimento for feito manualmente.
Antigamente as empresas utilizavam muito as planilhas para fazer lançamentos e acompanhar todas as informações. Mas, com o avanço da tecnologia, hoje podem recorrer a um software de gestão como o SB Gestor para lançar os dados e monitorar as contas em poucos cliques.
Abaixo, veja o vídeo que preparamos explicando como funciona o lançamento das contas a pagar no caso do SB Gestor:
Viu só como fazer o lançamento das contas a pagar pode ser simples com o SB Gestor? Sua empresa não precisa mais perder tempo fazendo todo o processo manualmente. Pode realizar os lançamentos em poucos cliques, e manter todas as informações de pagamentos atualizadas e dentro de um único software.